Belgeler: Kurumsal evraklar, Rehber, Personel ve Demirbaş

Ortak mantık

Dört alan da aynı deseni kullanır: kart + belgeler + geçerlilik tarihi.

Göster · Düzenle · Sil: Rehber, Personel ve Demirbaş listelerinde her kaydın yanında üç düğme vardır (telefonda yalnız simgeleri). Göster (ya da kaydın adına tıklamak) bilgileri okunur hâlde ve belgeleri açar. Demirbaşta yaklaşan garanti / muayene / sigorta süreleri de buradadır. Düzenle yalnız bilgi formudur; Kaydet seni kaydın sayfasına döndürür. Sil kaydı ve tüm belgelerini (gönderilmiş bağlantılarıyla) onay sorarak siler; geri alınamaz. Belge ekle ile PDF/JPG/PNG/WebP yüklersin (en fazla 4 MB); "Sık kullanılan" çiplerinden belge adını tek tıkla seçebilirsin. Bir belgeye Geçerlilik tarihi girersen, süresi dolduğunda ya da 30 gün kala panelde 🔔 hatırlatma alırsın (günde bir özet; Ayarlar → Bildirim Tercihleri → Proje tarihleri ve geciken görevler açık olmalı). Bitiş tarihleri takvimde de görünür.

Belge işlemleri (proje evraklarındaki gibi): her belge satırında Yazdır, Aç, İndir, Gönder, Değiştir ve Sil vardır.

• Gönder: e-posta ya da WhatsApp ile, süresini seçtiğin (24 saat – 60 gün) güvenli bir bağlantı gönderilir; alıcının Projeport'a girmesi gerekmez. Mesaj, Ayarlar'daki paylaşım mesajı şablonunu kullanır. Açık bağlantısı olan belgede Paylaşımda · iptal rozeti çıkar; tıklarsan bağlantı hemen kapanır.
• Değiştir: adını değiştirebilir ya da Dosyayı değiştir ile yenilenen evrağın (yeni yılın vergi levhası gibi) dosyasını yerine koyabilirsin. Kayıt, geçerlilik tarihi ve gönderilmiş bağlantılar korunur (bağlantı yeni dosyayı açar). Geçerlilik tarihi satırdaki tarih kutusundan değiştirilir.
• Sil: belge depodan da kaldırılır, gönderilmiş bağlantıları kapanır; geri alınamaz.

Kurumsal evraklar (firmanın kendi belgeleri)

Ayarlar → Firma Bilgileri sayfasının altındaki Kurumsal Evraklar bölümünde firmanın kendi resmi evraklarını saklarsın: faaliyet belgesi, imza sirküleri, vergi levhası, ticaret sicil gazetesi, oda kayıt belgesi, büro tescil belgesi… Belediye başvurusunda, ihale dosyasında ve yapı denetim sözleşmesinde tam da bunlar istenir.

Kim görür: firmadaki herkes — Viewer rolü dahil indirebilir. Ekleme ve silme ise Viewer'a kapalıdır.

Projede "Başvuru Evrakları" paneli

Her projenin Evraklar sekmesinin üstünde, belediye/ihale/yapı denetim dosyası için gereken kimlik evrakları tek yerde toplanır: firmanın kurumsal evrakları + projedeki her tarafın (altı disiplinin müellifleri, şantiye şefi, yapı denetim, müteahhit) rehberdeki belgeleri. Üst satır özet verir: "N taraf · N rehberde · N belgesiz · N süresi dolmuş/dolacak".

Eşleşme projeye girdiğin bilgilerle yapılır: önce TC / vergi no (kesin), sonra aynı rol ve disiplinde oda sicil / yetki belge no, en son aynı rol ve disiplinde ad. Yalnız ad ile eşleşen tarafta "Ad ile eşleşti — projeye TC girilirse eşleşme kesinleşir" notu çıkar. Rehberde kaydı olmayan taraf kırmızı Rehberde kaydı yok — ekle, belgesi olmayan taraf sarı uyarıyla gösterilir. Süresi doldu (kırmızı) ve Süresi doluyor (30 gün içinde) rozetleri başvuruda ret riskini önceden gösterir. Paneldeki her belgede de Yazdır, İndir, Gönder, Değiştir ve Sil vardır. Belge tek kopyadır: panelden yaptığın değişiklik rehber kaydındaki ya da firma evraklarındaki aslına işler ve o kişinin geçtiği tüm projelerde görünür. Silmeden önce bu yüzden uyarılırsın. Yeni belge eklemek için Rehber kaydı ya da Yönet bağlantısını kullan.

Rehber belgeleri

Rehber'deki her kişi/firma kaydına belge ekleyebilirsin: büro tescil, imza sirküleri, oda kaydı… (bkz. "Müellif/katılımcı rehberi").

Personel özlük dosyası

Personel sayfasında çalışan kartı açarsın: kimlik, iletişim, çalışma (çalışma şekli: Tam zamanlı, Yarı zamanlı, Sözleşmeli, Stajyer; işe giriş ve ayrılış tarihi, SGK sicil no, oda sicil no), acil durum kişisi, IBAN ve not. İş sözleşmesi, SGK bildirgesi, İSG eğitim belgesi gibi evrakları saklarsın. Ayrılış tarihi girilen personel Ayrılanlar altına düşer.

Gizlilik: Personel sayfasını ve belgelerini yalnız Owner ve Admin görür; menüde de yalnız onlara çıkar. Personel belgeleri telefon takvimi aboneliğine hiç girmez. Sağlık raporu gibi özel nitelikli veriler için çalışanı aydınlatma yükümlülüğü işverene aittir.

Demirbaş (araç-gereç)

Demirbaş sayfasında araç, ölçüm cihazı, bilgisayar / donanım, yazılım / lisans ve diğer ekipmanı kaydedersin. Durum: Aktif, Bakımda, Hurda, Satıldı. Zimmetli / sorumlu ve Konum alanlarıyla "bu cihaz kimde?" sorusu kayıt altında olur. Süreler bölümünde garanti bitiş, muayene / kalibrasyon / sonraki bakım (türe göre) ve sigorta / kasko bitiş tarihlerini girersin; bunlar kaydın Yaklaşan süreler listesinde ve takvimde görünür. Muayene raporu, kalibrasyon sertifikası gibi belgeler de belge listesine eklenir.

Verilerin sende

Tüm özlük kayıtları ve belgeleri veri ihracına (Ayarlar → Veri & KVKK) dahildir — ZIP içinde ozluk-belgeleri/ klasörü bulunur.